Шта највише брине факултете у вези СПИРИ система – група 845
Да ли је страх рачуноводствених радника факултета да систем СПИРИ неће моћи да подржи све њихове процесе – оправдан?
Прво, нема места страху и ако ћемо за право, овај систем је најављен још пре годину дана као обавезујући за високо образовање, што држави даје аргумент да су факултети имали сасвим довољно времена да се припреме.
Лоша навика буџетских радника да пасивно чекају да обуке из било којих области дођу до њих а не да се проактивно сами едукују и проналазе решења унутар система, као и да се све ради у последњем тренутку, довела је до приличне панике.
Да бисмо помогли да се ова напета атмосфера превазиђе, дајемо кратка упутства за део области које највише плаше:
1. Затварање подрачуна и отварање нових евиденционих рачуна
2. Пренос средстава из претходне године у наредну
3. Препознавање различитих врста уплата, различитих уплатилаца на изводима
4. Давање јасних упутстава о промењеном начину уплате: студентима (домаћим и страним), пословним партнерима
5. Недостатак правих примера фајлова за плаћање у техничкој документацији (једна врста за добављаче, друга врста за плате… врста за исплате физичким лицима ван радног односа, пример извештаја који ће се носити УТ, начин достављања фајлова за плате УТ)
6. Прилагођавање шема књижења
7. Повраћаји средстава
и тако даље…
Овом приликом дајемо објашњење и јасно упутство, шта радити уколико факултети имају велики број студената и уколико су студентске службе водиле преко својих локалних софтвера евиденције плаћања по студенту, за различите врсте плаћања (школарине, пријава испита…)
ПРИМЕР: Студентска служба води кроз локални софтвер евиденцију уплата студената на начин да су студенти до сада имали инструкцију за уплате на рачун 840-…. и да у позиву на број обавезно упишу свој:
1. ИД број који им факултет одреди при упису или број индекса и
2. Неку бројну или словну ознаку или комбинацију броја и слова за упис ако студенти плаћају школарину или
3. Неку другу бројну или словну ознаку или комбинацију броја и слова за плаћање појединачних испита
РЕШЕЊЕ:
1.корак – направити ПЛАН, односно предвидети отварање већег броја евиденционих рачуна сопствених средстава (извор 04) и сваки определити за неку аналитику уплате, рецимо 0401 – уплате сопствених средстава по некој основи – рецимо издавање простора или нешто друго, 0402 – уплате студената школарина, 0403 – уплате испита…итд.
НАПОМЕНА: Направити ПЛАН што пре а свакако пре 01.01.2026.године.
2. корак – ОТВОРИТИ 2 нова рачуна из групе 845 код Управе за трезор. Како? Попунити 2 обрасца НО –Захтев за отварање новог рачуна и у тим захтевима навести на које евиденционе рачуне ће УТ свакодневно средства са тих новоотворених рачуна групе 845 пребацивати:
Рецимо, тражите у обрасцу да новац са првог новоотвореног 845 иде на вас евиденциони рачун 0402 (навести структуру евиденционог рачуна у облику (ваш ЈБКЈС=00150+извор04+редни број или тзв подизвор02+конто….рецимо 001500402, јер ће УТ онда знати где да упућује средства)
У Захтеву НО за отварање другог рачуна из групе 845 пишете у захтеву да се са тог рачуна 845… новац пребацује на ваш евиденциони рачун 001500403.
НАПОМЕНА: Отворити групу 845 пре 01.01.2026.
3.корак – првог радног дана, 05.01.2026.године УТ ће вам отворити за почетак САМО један евиденциони рачун за сопствена средства (вас ЈБКЈС+извор+подизвор…у насем примеру 001500401 а ви ћете по инструкцијама терминског плана, ИСТОГ дана пребацити сва средства са подрачуна на евиденциони рачун сопствених средстава 001500401,чиме ваш подрачун сопствених средстава остаје празан и УТ ће га угасити такође ИСТОГ дана по аутоматизму (иначе постоје Захтеви за гашење подрачуна, али ће ове УТ гасити по аутоматизму чим остану празни).
4. корак –првог радног дана,05.01.2026. у СПИРИ-ју САМИ поднесите захтеве за отварање евиденционих рачуна 0402 и 0403, може и за остале.. ако вам требају (0401 је већ УТ отворила)
Како у СПИРИ-ју сам поднети Захтеве за отварање евиденционих рачуна?
У делу /Извршење буџета/ у главном менију СПИРИ-ја, бирате опцију Захтев за отварање евиденционог рачуна, бирате из падајућег менија ЕР02 и кликнете сачувај Захтев. Исти Захтев се кроз СПИРИ одобрава и оверава и одмах ће вам бити отворени рачуни.
НАПОМЕНА: Кораци 3 и 4 се завршавају дана 05.01.2026.године.
5.корак – упошто ћете по инструкцијама терминског плана сва сопствена средства са подрачуна збирно пребацити на 0401 евиденциони рачун, да бисте водили аналитику а уколико сте урадили корак 4 овог упутства, пребаците средства са 0401 на 0402 –школарине и са 0401 на 0403- испити.
Како то урадити кроз СПИРИ – пребацити са 0401 на 0402?
У делу /Извршење буџета/ у главном менију СПИРИ-ја/, бирате опцију Захтев расподелу средстава, бирате из падајућег менија ЕР04 и кликнете сачувај Захтев. Исти Захтев се кроз СПИРИ одобрава и оверава и одмах ће вам бити пребачена средства.
6.корак – дајте студентима и пословним партнерима инструкције за уплате на рачун,рецимо од 08.01.2026.
Студентима инструкције за уплате на рачун из групе 845 (новоотворене рачуне УТ) са позивом на број какав вам је био и раније.
Пословним партнерима за уплате – сопствена средства на рачун 840-32124845-40 и структуру позива на број каква вам је дата у терминском плану.